Verkkokaupan logistiikka ratkaisee pitkälti sen, tuleeko asiakas ostamaan uudelleen vai jättääkö hän ostoskorin kesken jo toimitusvaihtoehtojen kohdalla. Tämä artikkeli on tarkoitettu verkkokauppiaalle, jonka lähetysmäärät ovat kasvaneet niin suuriksi, ettei autotallin hylly ja iltaisin pakkaaminen enää riitä. Tekstissä käydään läpi, miten varastointi, keräily, pakkaaminen ja lähetykset kannattaa järjestää ja mitkä virheet tulevat kalliiksi.
Mistä verkkokaupan logistiikka koostuu
Verkkokaupan logistiikkaketju alkaa saapuvasta tavarasta. Toimittajan rekka tuo lavat, ne puretaan ja tarkastetaan, ja tuotteet hyllytetään niin, että ne löytyvät nopeasti. Tilauksen tultua tuote kerätään, pakataan, varustetaan osoitekortilla ja luovutetaan kuljetusliikkeelle. Prosessi päättyy vasta palautuksen käsittelyyn.
Kokenut logistiikkapäällikkö katsoo ensin, missä vaiheessa aikaa kuluu eniten. Pienessä verkkokaupassa se on lähes aina keräily ja pakkaaminen, ei itse kuljetus. Jos yhden tilauksen käsittely vie 8-10 minuuttia, 50 päivittäistä tilausta vie yhden ihmisen koko työpäivän.
Oma varasto vai ulkoistettu logistiikka
Verkkokaupalla on kolme päävaihtoehtoa. Kaikki voi hoitaa itse omista tiloista. Varastoinnin ja lähettämisen voi ulkoistaa 3PL-toimijalle (third-party logistics), joka veloittaa varastopaikasta, keräilystä ja pakkaamisesta. Kolmas vaihtoehto on hybridi, jossa nopeasti liikkuvat tuotteet ovat palveluntarjoajan varastossa ja harvinaiset erikoistuotteet omassa varastossa.
Ulkoistetussa mallissa hinnoittelu koostuu tyypillisesti lavapaikan kuukausimaksusta, tilauskohtaisesta käsittelymaksusta ja keräilyrivikohtaisesta maksusta. Lisäksi tulevat pakkausmateriaalit ja rahti. Hinnat vaihtelevat palveluntarjoajan ja volyymin mukaan paljon, joten vertailukelpoisen tarjouksen saa vain, kun toimittaa omat todelliset tilausmäärät ja tuoterivit. Välivarastoinnista ja terminaaleista kerrotaan tarkemmin artikkelissa kuljetusten varastointipalvelut.
Myytti: ulkoistaminen on aina kalliimpaa kuin oma varasto
Yleinen ajatus on, että oma varasto on halvempi, koska vuokra on pieni ja pakkaaminen hoituu omalla työllä. Laskelmasta puuttuu yleensä oman työajan hinta, pakkausmateriaalien ostaminen pienerissä ja ennen kaikkea rahtihinta. 3PL-toimijalla on sopimushinnat, joihin yksittäinen pieni verkkokauppa ei pääse kuljetusliikkeen kanssa neuvottelemalla.
Raja ei kuitenkaan ole yksiselitteinen. Ulkoistaminen ei kannata, jos tuotteet ovat hyvin kookkaita, yksilöllisesti räätälöityjä tai vaativat asiantuntevaa tarkastusta ennen lähettämistä, kuten kunnostettu elektroniikka. Silloin keräilymaksut kasvavat ja virheiden riski siirtyy ihmiselle, joka ei tunne tuotetta.
Varaston järjestäminen tehokkaasti
Ammattilainen aloittaa ABC-analyysilla. Noin viidennes tuotteista tuo yleensä valtaosan tilausriveistä, ja nämä A-tuotteet sijoitetaan lähimmäs pakkauspöytää vyötärön korkeudelle. Harvoin liikkuvat C-tuotteet voivat olla ylähyllyillä tai lavapaikoilla.
Jokaisella tuotteella pitää olla yksi hyllypaikka, joka on merkitty myös verkkokaupan tai varastonhallintajärjestelmän tietoihin. Viivakoodien lukeminen keräilyssä vähentää väärien tuotteiden lähettämistä merkittävästi. Tuotteet, jotka näyttävät lähes samanlaisilta, kuten saman paidan koot S ja M, kannattaa erottaa toisistaan eri hyllyväleihin.
Suomen talvi tuo oman lisänsä. Kylmässä varastossa tai lämmittämättömässä rahtiterminaalissa nesteet voivat jäätyä, kosmetiikka muuttaa koostumustaan ja akkujen varaus heiketä. Nestemäisiä tuotteita myyvän verkkokaupan kannattaa joulukuusta maaliskuuhun valita lämmitetty varasto ja nopein mahdollinen toimitustapa etenkin Pohjois-Suomeen, jossa paketti voi olla matkalla 2-3 päivää.
Pakkaaminen ja lähetysten koko
Pakkauksen koko vaikuttaa suoraan rahtihintaan. Kuljetusliikkeet laskuttavat todellisen painon tai tilavuuspainon mukaan sen perusteella, kumpi on suurempi. Kevyt mutta iso laatikko maksaa kuin painava. Laskutusperusteet on selitetty artikkelissa rahdituspaino ja tilavuuspaino.
Pakettiautomaattiin menevän lähetyksen pitää mahtua automaatin lokeroon. Jos tuote on mitoiltaan rajalla, kannattaa tarkistaa käytetyn kuljetusyhtiön lokerokoot ennen pakkauskoon valintaa. Muutaman sentin liian suuri laatikko ohjautuu noutopisteeseen tai kotiinkuljetukseen, mikä nostaa hintaa ja suututtaa asiakkaan.
Muutama vakiokoko riittää useimmille verkkokaupoille. Tyypillisesti 3-5 eri laatikkokokoa ja postituspussi kattavat valtaosan tilauksista. Kestävästä pakkaamisesta kerrotaan lisää artikkelissa tavaran pakkaaminen kuljetusta varten.
Toimitustavat ja kuljetuskumppanit
Suomessa kuluttajat ovat tottuneet pakettiautomaatteihin, joita ylläpitävät muun muassa Posti, Matkahuolto, PostNord ja Budbee. Automaattitoimitus on yleensä edullisin vaihtoehto ja asiakkaiden suosima. Kotiinkuljetus on tarpeen isoille ja painaville tuotteille, kuten huonekaluille ja kodinkoneille, ja ne kulkevat usein jakelukuorma-autolla tai pakettiautolla kahden hengen miehityksellä.
Yritysasiakkaille myyvä verkkokauppa tarvitsee usein myös lavatoimituksia. Silloin tavara kulkee kappaletavarana runkokuljetuksena esimerkiksi Helsingistä Ouluun terminaalin kautta ja jakelukuljetuksena vastaanottajalle. Lavatoimitukset kannattaa kilpailuttaa erikseen, koska kuluttajapakettien sopimus ei yleensä kata niitä edullisesti.
Käytännön esimerkki valaisee asiaa. Tamperelainen urheiluvälineitä myyvä verkkokauppa lähetti aiemmin kaiken yhden kuljetusyhtiön kautta. Kun lähetyksiä tuli noin 200 viikossa, yrittäjä jakoi ne kahdelle toimijalle: pienet paketit automaatteihin ja kuntolaitteet lavarahtina. Rahtikulut tilausta kohden laskivat, ja kuntolaitteiden vauriot vähenivät, koska ne eivät enää kulkeneet pakettilajittelun hihnoilla.
Yleisimmät virheet verkkokaupan logistiikassa
Ensimmäinen virhe on asettaa ilmaisen toimituksen raja tuntematta todellisia lähetyskuluja. Jos keskimääräinen rahti pakkauksineen on 7-9 € ja ilmaisen toimituksen raja on 30 €, pienimmistä tilauksista ei jää katetta.
Toinen virhe on vaarallisten aineiden huomiotta jättäminen. Hajuvedet, aerosolit, litiumakut ja jotkin puhdistusaineet kuuluvat ADR-määräysten piiriin, ja niiden lähettämiseen on kuljetusyhtiöillä omat ehtonsa. Tuote voi palata lähettäjälle tai jäädä terminaaliin, jos sitä ei ole ilmoitettu oikein.
Kolmas virhe on palautusten aliarvioiminen. Kuluttajalla on etämyynnissä 14 päivän peruuttamisoikeus, ja vaatekaupassa palautusprosentti voi olla hyvin korkea. Palautuksille tarvitaan oma käsittelypaikka, selkeä tarkastuskäytäntö ja prosessi tuotteen palauttamiseksi myyntiin nopeasti.
UKK
Missä vaiheessa verkkokaupan logistiikka kannattaa ulkoistaa?
Ulkoistamista kannattaa harkita, kun pakkaaminen vie päivittäin useita tunteja tai kun varastotila loppuu. Monelle verkkokaupalle tämä kohta tulee vastaan 20-50 päivittäisen tilauksen kohdalla, mutta raja riippuu tuotteiden koosta ja keräilyn monimutkaisuudesta.
Kuka vastaa paketin vaurioitumisesta kuljetuksessa?
Kuluttajakaupassa vaaranvastuu siirtyy ostajalle vasta, kun tavara on luovutettu hänelle. Verkkokauppias vastaa siis asiakkaalle ja hakee korvausta kuljetusliikkeeltä, joten huolellinen pakkaaminen ja vahingon dokumentointi ovat tärkeitä.
Kannattaako tarjota useita toimitustapoja?
Kannattaa, mutta ei loputtomasti. 2-4 vaihtoehtoa, joista yksi on edullinen automaattitoimitus ja yksi kotiinkuljetus, riittää useimmille verkkokaupoille.
Logistiikka kasvun tukena
Toimiva verkkokaupan logistiikka rakentuu järjestetystä varastosta, oikean kokoisista pakkauksista ja toimitustavoista, jotka vastaavat tuotteita ja asiakkaita. Ennen kuin vaihtaa kuljetuskumppania tai ulkoistaa varaston, kannattaa laskea yhden tilauksen todellinen logistiikkakustannus: työaika, pakkausmateriaali, rahti ja palautusten osuus. Tämä luku kertoo nopeasti, missä kohtaa ketjua on eniten säästettävää.