Tarjouspyyntö kuljetusliikkeelle onnistuu vain, jos lähettäjä kertoo tavarasta, reitistä ja aikataulusta riittävän tarkasti. Hyvin laadittu tarjouspyyntö kuljetusliikkeelle säästää molemmilta osapuolilta aikaa, ja tarjouksia on helpompi verrata keskenään. Tämä opas on tarkoitettu yrittäjälle, ostajalle tai logistiikasta vastaavalle, joka haluaa hinnan, joka pitää myös laskulla.
Tyypillinen ongelma on tuttu. Kolmelta kuljetusliikkeeltä tulee kolme eri hintaa, ja jokainen on laskenut eri asiaa. Yksi on hinnoitellut purun mukaan, toinen ei ole. Kolmas on olettanut, että tavara mahtuu pakettiautoon.
Miksi tarkka tarjouspyyntö kuljetusliikkeelle maksaa itsensä takaisin
Kuljetusliike hinnoittelee riskin. Jos tiedot ovat puutteelliset, liike joko lisää hintaan varmuusmarginaalin tai antaa matalan hinnan ja laskuttaa lisätyöt jälkikäteen. Kummassakaan tapauksessa tilaaja ei saa vertailukelpoista tarjousta.
Tarkkojen tietojen ansiosta liike voi valita oikean kaluston heti. Kahden EUR-lavan toimitus Helsingistä Lahteen ja 22 lavan täyskuorma Tampereelta Ouluun ovat kokonaan eri tuotteita. Niiden hinnoittelukin toimii eri logiikalla. Jos ero täyskuorman ja kappaletavaran välillä on epäselvä, siitä kerrotaan tarkemmin artikkelissa LTL vai FTL.
Tavaran tiedot – paino, mitat ja lastausyksikkö
Ammattilainen aloittaa aina tavarasta. Pelkkä ”noin tonnin verran tavaraa” ei riitä. Kuljetusliike tarvitsee kollien määrän, jokaisen kollin mitat ja painon sekä tiedon siitä, voiko kolleja pinota.
Lastausyksikkö kannattaa ilmoittaa tarkasti. EUR-lava on 1200 x 800 mm ja FIN-lava 1200 x 1000 mm. Puoliperävaunuun mahtuu 33 EUR-lavaa mutta vain 26 FIN-lavaa. Kappaletavarassa hinta määräytyy usein lavametrien tai rahdituspainon mukaan, ja kevyessä mutta tilaa vievässä tavarassa tilavuus ratkaisee enemmän kuin vaaka.
Erikoispiirteet on mainittava aina. Näitä ovat esimerkiksi särkyvä tavara, lämpötilavaatimus (kylmäkuljetus +2…+6 °C tai pakastekuljetus -18 °C tai kylmempi), ADR-luokiteltu aine YK-numeroineen tai ylimittainen kappale. Vaarallisten aineiden kuljetukseen tarvitaan ADR-koulutettu kuljettaja ja varusteltu auto. Jos asia selviää vasta lastauslaiturilla, kuljetus jää siihen.
Reitti, aikataulu ja lastauspaikan olosuhteet
Osoitteiden lisäksi kuljetusliike tarvitsee tiedot siitä, millaisia paikat ovat. Pääseekö 25,25-metrinen täysperävaunuyhdistelmä pihaan? Onko lastauslaituri, vai tarvitaanko takalaitanostinta tai trukkia? Keskustan kortteleissa Helsingissä ja Turussa on usein ajoaikarajoituksia sekä painorajoitettuja katuja.
Aikataulussa kannattaa erottaa toivottu ja ehdoton. ”Perillä tiistaina” on eri asia kuin ”perillä tiistaina klo 7-9, myöhästyminen pysäyttää työmaan”. Aikaikkuna voi muuttaa runkokuljetuksen kappaletavarasta suoraksi ajoksi, ja hinta voi helposti kaksinkertaistua.
Suomen etäisyydet ja talvi vaikuttavat aikatauluun enemmän kuin moni olettaa. Kuljettajan ajo- ja lepoajat rajoittavat päivittäistä ajomatkaa. Esimerkiksi Helsingistä Rovaniemelle on noin 830 km, joten yhden kuljettajan on vaikea ajaa matkaa samana päivänä edestakaisin. Pohjois-Suomessa tammikuun liukkaat kelit hidastavat ajoa entisestään.
Toistuvuus, volyymi ja hinnoittelumalli
Kerro, onko kyse kertakuljetuksesta vai säännöllisestä tarpeesta. Viikoittainen reitti Jyväskylästä Vantaalle on kuljetusliikkeelle eri asia kuin yksittäinen keikka. Säännöllisestä ajosta voi neuvotella kiinteän reittihinnan, ja paluukuljetuksiin sopivat reitit voivat laskea hintaa merkittävästi.
Pyydä samalla hinnoittelumalli, jolla tarjoukset voi rinnastaa. Jakelukuljetuksessa tuntiveloitus on tyypillinen, kun taas pidemmillä matkoilla laskutus perustuu yleensä kilometreihin tai reittihintaan. Kappaletavarassa hinta määräytyy painon tai kuutioiden mukaan. Kysy erikseen polttoainelisästä, odotusajan veloituksesta ja lauttamaksuista. Hinnan rakenteesta kerrotaan lisää artikkelissa mistä kuljetuksen lopullinen hinta koostuu.
Käytännön esimerkki konepajasta
Pirkanmaalainen konepaja tarvitsi kuljetuksen kahdelle teräsrungolle Ouluun. Ensimmäisessä tarjouspyynnössä luki ”2 runkoa, n. 3 000 kg”. Halvin tarjous perustui lava-autoon. Vasta lastauspäivänä selvisi, että toisen rungon leveys oli 2,9 metriä. Se on yli 2,55 metrin perusleveyden, joten kuljetus olisi vaatinut erikoiskuljetusluvan ja varoitusautot.
Toisella kierroksella tarjouspyyntöön liitettiin mittapiirros, nostopisteet ja tieto siitä, että lähtöpaikalla on siltanosturi mutta purkupaikalla ei. Tarjoukset nousivat, mutta ne olivat vertailukelpoisia, eikä yllätyksiä tullut. Lopullinen hinta vastasi tarjousta euron tarkkuudella.
Myytti: halvin tarjous on aina halvin
Yleinen oletus on, että pienin summa tarjouksessa tarkoittaa pienintä kustannusta. Käytännössä alin tarjous on usein se, jossa on eniten oletuksia. Purku, odotusaika, viikonloppulisä tai lavanvaihto voivat tulla laskulle erikseen.
Kokenut ostaja pyytää tarjouksen muodossa, jossa jokainen kustannuserä on näkyvissä. Vasta silloin vertailu on reilu. Tarjousten rinnastamiseen ja sopimusten tekemiseen pureudutaan tarkemmin artikkelissa kuljetuksen hintavertailu yritykselle.
Yleisimmät virheet tarjouspyynnössä
Ensimmäinen virhe on painon arvioiminen ilman pakkausta. Lava, kiristekalvo ja puukehikot voivat lisätä painoa 25-40 kg lavaa kohden. Kymmenen lavan erässä ero näkyy jo kalustovalinnassa ja akselipainoissa.
Toinen virhe on unohtaa kertoa purkupaikan rajoitukset. Jos vastaanottajalla ei ole trukkia, kuljettaja ei pura raskasta lavaa käsin. Ilman takalaitanostinta varustettu auto joutuu palaamaan kuorman kanssa.
Kolmas virhe on vakuutusasioiden ohittaminen. Kuljetusliikkeen vastuu on tiekuljetuslain mukaan kotimaassa rajattu 20 SDR:ään kilolta, ja kansainvälisessä CMR-kuljetuksessa raja on 8,33 SDR kilolta. Kevyen mutta arvokkaan elektroniikan korvaus voi jäädä murto-osaan tavaran arvosta. Jos tavaran arvo ylittää tämän, kerro se tarjouspyynnössä ja kysy erillisestä kuljetusvakuutuksesta.
Tarkistuslista tarjouspyynnön tiedoista
Ennen tarjouspyynnön lähettämistä kannattaa varmistaa, että vähintään seuraavat tiedot löytyvät:
Tavara: kollimäärä, mitat, paino pakkauksineen, pinottavuus, lämpötila- ja ADR-tiedot
Paikat: tarkat osoitteet, lastauslaituri tai nostotarve, ajoreitin rajoitukset
Aika: nouto- ja toimitusikkuna sekä tieto siitä, onko aikataulu ehdoton
Volyymi: kertakuljetus vai säännöllinen tarve sekä arvioitu määrä kuukaudessa
Ehdot: toivottu hinnoittelumalli, lisämaksut, tavaran arvo ja vakuutustarve
Kysy samalla, että kuljetusliikkeellä on Traficomin myöntämä voimassa oleva liikennelupa ja että kuljettajilla on ammattipätevyys. Ne ovat perusvaatimuksia, mutta ne kannattaa tarkistaa ennen kuin sopimus allekirjoitetaan.
UKK
Kuinka monelta kuljetusliikkeeltä tarjous kannattaa pyytää?
Yleensä 3-4 tarjousta riittää. Jos tarjouksia on enemmän, niiden vertailu vie kohtuuttomasti aikaa. Säännöllisessä sopimusajossa kannattaa lisäksi käydä tarjoajien kanssa henkilökohtainen keskustelu.
Kuinka nopeasti kuljetusliike vastaa tarjouspyyntöön?
Yksinkertaiseen kappaletavara- tai paikalliskuljetukseen vastataan usein saman päivän aikana. Erikoiskuljetuksissa ja kansainvälisissä kuljetuksissa vastaus kestää tyypillisesti 2-5 arkipäivää, koska ne voivat vaatia lupaselvityksiä ja reittisuunnittelua.
Sitooko tarjous kuljetusliikettä, jos tiedot muuttuvat?
Ei sido. Tarjous perustuu annettuihin tietoihin. Jos paino, mitat tai aikataulu muuttuvat, kuljetusliikkeellä on oikeus hinnoitella kuljetus uudelleen. Siksi tiedot kannattaa antaa kirjallisesti ja mahdollisimman tarkasti heti alussa.
Hyvä tarjouspyyntö tuottaa vertailukelpoiset hinnat
Tarjouspyynnöstä on hyötyä vain, jos kaikki kuljetusliikkeet laskevat saman asian. Ilmoita tavaran mitat ja paino pakkauksineen, kuvaa lastaus- ja purkupaikkojen olosuhteet ja erottele ehdoton aikataulu toiveista. Pyydä lisäksi lisämaksut näkyviin erikseen.
Vartti ylimääräistä tarjouspyynnön laatimiseen säästää usein satoja euroja ja yhden huonosti menneen toimituksen. Jos tavarassa on jotain epätavallista, kerro se ennemmin liian aikaisin kuin liian myöhään.