Kun lavat lähtevät lastauslaiturilta, mukana kulkee yleensä nippu papereita, joita moni lähettäjä pitää samana asiana: lähetysluettelo ja pakkausluettelo. Ne ovat kuitenkin kaksi eri asiakirjaa, ja niillä on eri lukijat ja eri tehtävät. Tämä artikkeli kertoo, mikä ero näillä kahdella on, milloin tarvitset kumpaakin ja miten ne täytetään niin, ettei vastaanotto, tullaus tai vahinkokorvaus jumitu paperiin.
Hyöty on suora. Kun asiakirjat ovat kunnossa, vastaanottaja kuittaa lähetyksen nopeasti, tulli ei pysäytä kuormaa ja mahdollinen reklamaatio etenee ilman kiistaa siitä, mitä lavalla alun perin oli.
Lähetysluettelo kertoo, mitä asiakas tilasi ja sai
Lähetysluettelo, jota kutsutaan myös lähetteeksi tai lähetyslistaksi (englanniksi delivery note tai despatch note), on kaupallinen asiakirja myyjältä ostajalle. Siinä on tilausnumero, toimitettavat nimikkeet, määrät ja usein tieto jälkitoimitukseen jäävistä riveistä. Hintoja siinä ei yleensä ole, koska paperin näkevät myös varastomies ja kuljettaja.
Lähetysluettelon tärkein käyttäjä on vastaanottaja. Sen avulla tehdään vastaanottotarkastus: tilattu verrataan toimitettuun ja poikkeamat merkitään ennen kuittausta. Kotimaan jakelukuljetuksessa ja kappaletavarassa lähete on usein ainoa tavaran mukana kulkeva sisältöasiakirja, ja se laitetaan tyypillisesti lähetyslistataskuun pakkauksen kylkeen.
Pakkausluettelo kertoo, miten tavara on pakattu
Pakkausluettelo (packing list) vastaa eri kysymykseen. Siitä ei näe, mitä asiakas tilasi, vaan mitä kukin kolli tai lava sisältää. Kokenut huolitsija katsoo pakkausluettelosta ensimmäiseksi kollimäärän, brutto- ja nettopainot sekä mitat, koska niiden perusteella varataan tila ja lasketaan rahti.
Hyvässä pakkausluettelossa on jokaiselle pakkaukselle oma rivi: kollinumero (esim. 1/6, 2/6), pakkaustyyppi (EUR-lava, FIN-lava, puulaatikko, pahvikontti), mitat senttimetreinä, bruttopaino, nettopaino ja sisältö nimikkeittäin. Kansainvälisessä kaupassa mukaan tulevat usein myös tullinimikkeet ja alkuperämaa.
Pakkausluetteloa lukevat kuljetusliike, huolitsija, tulli, satamaoperaattori ja vastaanottajan varasto. Remburssikaupassa pankki voi vaatia sen yhtenä maksun ehtona olevista asiakirjoista. Silloin pienikin ristiriita kauppalaskun kanssa voi viivästyttää maksua.
Lähetysluettelo ja pakkausluettelo rinnakkain – mihin kumpaakin käytetään
Käytännössä ero näkyy siinä, kenen kysymykseen asiakirja vastaa. Lähetysluettelo palvelee kaupan osapuolia, pakkausluettelo tavaran käsittelijöitä ja viranomaisia. Näistä kumpikaan ei ole rahtikirja. Rahtikirja on kuljetussopimuksen todiste lähettäjän ja kuljettajan välillä. Rahtikirjan sisällöstä ja roolista on kerrottu tarkemmin artikkelissa kuljetusasiakirjat ja rahtikirjan sisältö.
Kotimaan paikallisliikenteessä yksi pahvilaatikko tai pari lavaa kulkee hyvin pelkällä lähetteellä ja rahtikirjalla. Pakkausluettelosta tulee käytännössä pakollinen, kun:
– lähetyksessä on useita kolleja, joiden sisältö vaihtelee
– tavara lähtee EU:n ulkopuolelle, esimerkiksi Norjaan, Isoon-Britanniaan tai Yhdysvaltoihin
– kuorma kulkee kontissa tai ro-ro-aluksella ja sitä käsitellään terminaalissa
– kauppa maksetaan remburssilla
– lähetys sisältää ADR-tavaraa, jonka sijainti kuormassa pitää tietää
Rajatapauksiakin on. Täyskuormassa, jossa on 33 identtistä lavaa samaa tuotetta, erillinen pakkausluettelo on usein turha, koska lähetteen ja rahtikirjan tiedot riittävät. EU:n sisäkaupassa tulli ei yleensä vaadi pakkausluetteloa, mutta vastaanottajan varasto voi silti edellyttää sitä sopimuksessa.
Käytännön esimerkki: varaosat Pohjanmaalta Norjaan
Otetaan tyypillinen tilanne pohjalaisessa konepajassa. Norjalaiselle asiakkaalle lähtee kuusi lavaa varaosia puoliperävaunuyhdistelmällä Tornion ja Kilpisjärven kautta. Mukana on lähete ja kauppalasku, mutta pakkausluetteloa ei ole tehty, koska kotimaan kuljetuksiin sitä ei ole koskaan tarvittu.
Norjan tullissa tarkastaja haluaa tietää, millä lavalla on laskun rivi 14. Kukaan ei tiedä. Lavoja aletaan purkaa, ja kuljettaja odottaa. Odotusajasta tulee lisälasku, joka on tyypillisesti 60-90 € tunnilta, ja asiakkaan toimitus myöhästyy vuorokaudella. Talvella, kun pimeää on vähän yli 20 tuntia vuorokaudessa ja kelit ovat Käsivarressa hankalat, viivästys voi venyä vielä pidemmäksi.
Opetus on yksinkertainen. Kollikohtainen pakkausluettelo olisi vienyt pakkaajalta 15-20 minuuttia, ja tarkastus olisi kestänyt minuutteja. Vientiasiakirjojen kokonaisuutta käsitellään artikkelissa tullaus ja vientiasiakirjat tavarankuljetuksessa.
Myytti: pakkausluettelo on vain kopio lähetteestä
Moni toiminnanohjausjärjestelmä, kuten Lemonsoft tai Microsoft Dynamics 365 Business Central, tulostaa lähetteen ja pakkausluettelon lähes samasta pohjasta. Siksi syntyy käsitys, että ne ovat sama paperi eri otsikolla. Näin ei ole.
Lähete kertoo tilausrivit, pakkausluettelo fyysisen todellisuuden. Jos tilauksen 200 kappaletta on jaettu kolmelle lavalle, lähetteessä näkyy yksi rivi ja pakkausluettelossa kolme. Kun pakkausluettelo tulostetaan suoraan tilauksesta ennen kuin pakkaaja on laskenut ja punninnut kollit, siinä on tilauksen tiedot eikä se, mitä lavalla todella on. Ammattilainen tekee pakkausluettelon vasta pakkaamisen jälkeen ja punnitsee lavat oikeasti.
Yleisimmät virheet asiakirjoissa
Arvioidut painot. Pakkausluetteloon kirjoitetaan ”noin 500 kg”, vaikka lava painaa 740 kg. Tämä vaikuttaa rahtilaskuun, akselipainoihin ja trukkien kapasiteettiin. Tilavuuspainoperusteisessa laskutuksessa väärät mitat näkyvät suoraan lopullisessa hinnassa.
Kollimerkinnät puuttuvat pakkauksista. Paperissa on kollit 1/6-6/6, mutta lavoissa ei ole numeroita. Jos lavat eivät ole merkitty, pakkausluettelosta ei ole hyötyä terminaalissa eikä tarkastuksessa.
Lähete jää ajoneuvoon tai toimistolle. Asiakirja kuuluu tavaran mukaan, ei kuljettajan ohjaamoon. Jos lähete on suojatussa taskussa ensimmäisen kollin kyljessä, vastaanottaja löytää sen myös silloin, kun kuljettaja on jo lähtenyt.
Neljäs, usein aliarvioitu virhe liittyy vahinkoihin. Jos vastaanottaja kuittaa lähetteen ilman huomautuksia, vaikka lava on kallellaan, myöhempi reklamaatio vaikeutuu selvästi. CMR-kuljetuksissa piilevistä vahingoista on ilmoitettava 7 päivän kuluessa, sunnuntaita ja pyhäpäiviä lukuun ottamatta. Silloin tarkka pakkausluettelo on paras todiste siitä, mitä kollissa alun perin oli. Ilmoituksen tekemisestä kerrotaan artikkelissa vahingoittunut tavara kuljetuksessa.
UKK
Tarvitaanko kotimaan kuljetuksessa pakkausluetteloa?
Laki ei vaadi sitä kotimaan tavarankuljetuksessa. Se kannattaa kuitenkin tehdä aina, kun lähetyksessä on useampia kolleja, joiden sisältö vaihtelee, tai kun tavara kulkee terminaalin kautta runkokuljetuksena.
Voiko lähetysluettelon ja pakkausluettelon yhdistää yhdeksi asiakirjaksi?
Voi, jos asiakirjassa on sekä tilausrivit että kollikohtaiset tiedot: numerointi, mitat, brutto- ja nettopainot sekä sisältö. Vientikaupassa vastaanottajan tulli tai pankki voi silti vaatia erillisen pakkausluettelon, joten vaatimukset kannattaa tarkistaa etukäteen.
Kuuluuko pakkausluetteloon hintoja?
Yleensä ei. Hinnat ovat kauppalaskussa. Pakkausluettelo kulkee monen käsittelijän kautta, joten hinnattomana se ei paljasta kaupallisia tietoja kuljettajalle tai terminaalihenkilöstölle.
Yhteenveto: kaksi paperia, kaksi tehtävää
Lähetysluettelo vastaa ostajan kysymykseen, tuliko kaikki tilattu perille. Pakkausluettelo vastaa käsittelijän ja viranomaisen kysymykseen, mitä missäkin kollissa on ja paljonko se painaa. Toimiva käytäntö on tehdä lähete tilauksesta ja pakkausluettelo vasta, kun lavat on pakattu, punnittu ja numeroitu. Kun lisäksi kollien merkinnät vastaavat paperia, useimmat viivästykset rajalla, terminaalissa ja vastaanotossa jäävät syntymättä.